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Des événements écoresponsables : plus facile qu’on pense!

Caroline Voyer s’est donné une grande mission.

À titre de directrice du Réseau des femmes en environnement, une organisation féminine qui fait la promotion du développement durable et de la protection de l’environnement, et du Conseil québécois des événements écoresponsables, Caroline Voyer travaille sans relâche pour encourager l’implantation de pratiques durables et écologiques dans l’industrie de l’événement.

Des événements écoresponsables : plus facile qu’on pense!

L’organisation d’événements écologiques a gagné en popularité au cours des dernières années. De plus en plus d’organisateurs de congrès et de conférences cherchent des façons originales de réduire l’empreinte écologique de leur événement. Nous avons rencontré Mme Voyer pour savoir comment elle s’y prend pour préparer un événement vert. Voici ses principales astuces.

"L’organisation d’un événement écologique n’est pas une question de tout ou rien. Chaque étape, petite ou grande, joue un rôle significatif pour aider l’environnement."

Est-ce que votre ville hôte est vraiment verte?

Lorsque vous cherchez une ville hôte pour un événement, gardez à l’esprit qu’il y a d’importantes choses à vérifier afin de déterminer si elle est sincèrement engagée dans la protection de l’environnement. « Allez au-delà des brochures touristiques et des sites web, dit Mme Voyer, et demandez aux représentants de la ville hôte s’il est facile de se déplacer d’un site à l’autre de votre événement. Est-ce que les déplacements à pied sont possibles et faciles? Est-ce que le transport en commun est efficace? Est-ce qu’il existe des navettes pour déplacer vos participants à l’occasion, d’un endroit à un autre? Voilà des questions auxquelles vous devez obtenir des réponses dès le début. Cela peut faire une énorme différence sur l’empreinte écologique de votre événement. »

Un autre aspect, en apparence simple, mais vraiment important à considérer est celui de découvrir si la ville fournit à ses citoyens les moyens de recycler ou de composter dans les endroits publics? « Il y a encore de nombreuses grandes métropoles qui n’encouragent même pas leurs résidents à recycler ou à composter à la maison, ou à utiliser des produits recyclables lorsqu’ils sont en ville. Cela en dit beaucoup sur l’engagement d’une ville par rapport à l’environnement. »  

Est-ce que le site de votre événement est vert?

Centre des congrès de Québec | Crédit :  Centre des congrès de Québec. Photo: Emmanuel Coveney
Crédit : Centre des congrès de Québec. Photo: Emmanuel Coveney

Mme Voyer précise qu’un site qui est vraiment engagé dans la protection de l’environnement en fait habituellement la promotion sur son site web ou, à tout le moins, a des politiques et des procédures de durabilité bien documentées. Elle recommande aussi de vérifier si le site a une certification, et, si oui, de quelle catégorie (LEED, BOMA).

« Parlons un peu d’un des sites d’événements de Québec, dit Mme Voyer. Le Centre de congrès de Québec, par exemple, a réalisé une liste fort impressionnante d’actions dans le but de devenir leader en développement durable. »

Est-ce que vos fournisseurs d’aliments et de boissons sont verts?

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Que vous travailliez directement avec un site ou un fournisseur tiers, Mme Voyer indique qu’un des plus grands impacts qu’un organisateur peut avoir sur l’environnement se situe dans les services de restauration de son événement.

« Il est facile de rendre son événement plus vert en pensant à la nourriture et en découvrant les valeurs du chef cuisinier : est-ce qu’il ou elle préconise les producteurs locaux et l’agriculture biologique? Est-ce que les plats que vous choisissez peuvent être préparés sans viande afin de réduire votre empreinte écologique? Et les plats au poisson, seront-ils composés avec des produits qui respectent les pratiques de pêche écologique?

La liste de questions au sujet de la sélection des repas peut être bien longue. Mme Voyer suggère aussi de vérifier s’il est possible d’offrir du café équitable à vos participants, de même que de la vraie vaisselle, plutôt que de la vaisselle jetable.

Un autre aspect qui devrait être dans vos priorités pour planifier les services de restauration est la question des plats non servis. Les donnerez-vous systématiquement à des organismes de charité, les congèlerez-vous pour les donner plus tard à des personnes dans le besoin de la communauté ou les offrirez-vous aux employés? « N’importe quelle option est préférable à celle de jeter de la nourriture », ajoute Mme Voyer.

« Le plus important de tout est de vous assurer que vous ne commandez que le nombre de repas dont vous avez besoin pour nourrir vos participants. » Elle ajoute que certains restaurants ont même commencé à facturer des frais à ceux qui commandent trop de nourriture. 

Est-ce que vos autres partenaires sont verts?

Mme Voyer est toujours étonnée lorsqu’elle discute avec des fournisseurs de services audiovisuels. « Très peu d’entre eux se font demander s’ils disposent d’équipements écoénergétiques! Le pire est que la plupart d’entre eux en ont! Demandez et vous recevrez! » Ce qui est d’autant plus intéressant est que ces équipements audiovisuels écoénergétiques sont aussi abordables sinon plus abordables que leurs équivalents énergivores.

Si les organisateurs d’événements travaillent avec un comité des communications ou une agence externe, Mme Voyer ajoute qu’il y a de nombreux avantages à diminuer les déchets et à protéger l’environnement en portant une attention particulière au marketing de l’événement.  « Si vous souhaitez réduire votre utilisation du papier, explique Mme Voyer, en offrant des guides en ligne ou des versions numériques des présentations, ne faites surtout pas l’erreur de choisir une solution pire que le papier, comme des clés USB, par exemple, qui sont des polluants majeurs! »

Certains organisateurs sont un peu frileux à l’idée de se passer de matériel « physique » parce qu’ils craignent de paraître un peu radins. Dans ces cas, Mme Voyer suggère d’opter pour une communication transparente. C’est la seule façon d’approcher ce sujet. « Dites aux participants, aux commanditaires et aux conférenciers que vous êtes en transition vers une nouvelle approche écologique. Ils seront probablement enchantés de connaître votre engagement envers l’environnement. »

« Dites aux participants, aux commanditaires et aux conférenciers que vous êtes en transition vers une nouvelle approche écologique. Ils seront probablement enchantés de connaître votre engagement envers l’environnement. »

La dernière recommandation de Mme Voyer est que l’organisation d’un événement écologique n’est pas une question de tout ou rien. Chaque étape, petite ou grande, joue un rôle significatif pour aider l’environnement. Ne vous tapez pas sur la tête si vous ne pouvez mettre que quelques initiatives en place. Au moins, vous faites quelque chose pour devenir de plus en plus vert!

N’oubliez surtout pas de promouvoir l’approche écologique de votre événement. « Lorsque je discute avec des organisateurs d’événements, je suis surprise par les efforts qu’ils font pour être plus écologiques. Mais personne n’est au courant. Dites à votre monde ce que vous faites. Vous obtiendrez probablement de bons points "verts" de leur part ».

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