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Expositions : Quoi faire avant, pendant et après

Organiser un grand événement comme un congrès, une conférence ou une exposition est souvent très exigeant – particulièrement lorsque vous attendez des centaines ou même des milliers de participants. De nombreuses tâches doivent être réalisées pour que votre événement se déroule sans problèmes. 

Expositions : Quoi faire avant, pendant et après

À ce sujet, nous avons récemment rencontré Stéphane Fortin, directeur du développement des affaires pour GES Québec, la section québécoise de GES, une importante entreprise en gestion et marketing d’événements, en affaires depuis déjà 90 ans. M. Fortin a puisé dans son expérience pour nous parler des quatre principales astuces auxquelles tout bon organisateur devrait penser au moment d’organiser une exposition à grande échelle.

1 Planifiez

« Cela peut paraître évident qu’une bonne planification est la clé du succès lorsqu’il est question d’exposition, précise M. Fortin, mais il ne faut jamais minimiser le temps accordé à cette étape. La plupart des expositions, même celles qui sont intégrées à un congrès ou à une conférence, sont planifiées des mois, voire un an ou deux à l’avance. Le but étant de vous assurer que vos participants inscriront rapidement votre événement à leur agenda et d’avoir suffisamment de temps devant vous pour attirer des exposants et des commanditaires, car ils doivent souvent inscrire cette activité à leur budget et obtenir les approbations nécessaires longtemps avant que l’événement ait lieu. »

M. Fortin précise que lorsqu’on organise un grand événement, on a besoin d’installations plus grandes, de plus d’hébergement, de plus de sites et de ressources que pour un petit événement. Les organisateurs doivent donc réserver longtemps à l’avance pour garantir leur place. « Selon mon expérience, dit-il, les réservations et la planification de dernière minute génèrent beaucoup plus de problèmes et de maux de tête que d’avantages. »

2 Vendez, vendez et vendez encore

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« Faire la promotion d’un événement avant, pendant et après sa tenue est un puissant outil pour encourager les exposants à réserver un espace, pour recevoir des commandites, et pour stimuler la participation et l’engagement de tous, souligne M. Fortin. C’est payant de promouvoir une exposition à travers diverses tribunes, comme les associations liées au secteur concerné, les autres expositions, les campagnes par courriels et les médias sociaux. »

M. Fortin ajoute qu’une excellente façon de mettre votre exposition dans le radar d’exposants, de commanditaires et de participants est d’établir des collaborations avec des influenceurs et des conférenciers populaires. Si ceux-ci ont l’intention de participer à votre événement ou de s’adresser aux participants de votre exposition, vous pourrez alors pénétrer leur réseau, atteindre les personnes qui les suivent ainsi que leurs relations, et ainsi intéresser tous ces gens à votre événement.

3 Soyez créatif

M. Fortin suggère que même si votre budget est restreint, cela ne veut pas dire que le concept ou le design de votre exposition doit être fade. « Évidemment, en tant qu’organisateur, vous voulez rester dans les limites de votre budget, mais aujourd’hui il existe tellement de possibilités abordables qui peuvent réellement ajouter un wow à votre événement. Pourquoi s’en priver? » Il propose aussi de partager votre vision et votre thème avec le comité de gestion de votre événement. « Chez GES, dit M. Fortin, lorsque nous participons à l’organisation d’un événement dès le début, il nous est facile alors de suggérer des idées vraiment originales. La plupart des entreprises en gestion d’événements ont un vaste réseau de sites et de fournisseurs capables de livrer la marchandise sans ruiner personne. »

M. Fortin recommande aussi d’être créatif avec un budget. « Si vous voulez vraiment développer un concept précis pour votre exposition parce que vous êtes convaincu que cela propulsera votre événement vers de nouveaux sommets, modifiez alors votre budget en conséquence et diminuez certaines autres dépenses. » 

4 Investissez dans la technologie

Expositions : Quoi faire avant, pendant et après

Les participants d’aujourd’hui sont hyper branchés. Investir dans la technologie pour votre exposition facilitera le quotidien de vos participants et enrichira leur expérience globale. « La technologie doit régner dans toute exposition moderne », souligne M. Fortin.

« Assurez-vous que le site où vous tiendrez votre exposition dispose d’une excellente connexion WiFi, recommande M. Fortin. Vérifiez aussi auprès des représentants du site quelles sont leurs options d’enregistrement automatisé, car cela permet d’accélérer le processus d’accueil des invités. Demandez-leur s’ils ont des outils d’identification par radiofréquence. Ces solutions servent à suggérer aux participants d’aller visiter la zone d’exposition ou à transformer leur visite des kiosques en un jeu stimulant. Explorez la possibilité d’utiliser une signalisation interactive pour guider les participants et les conférenciers sur le site. »

 

Pour une entreprise, pour les membres d’une association ou d’une société, les expositions sont de merveilleuses occasions de réseauter et de découvrir les nouveautés et les innovations de leur secteur. En appliquant les conseils de M. Fortin, les chances de succès de vos prochaines expositions sont assurément plus élevées!

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