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4 astuces pour choisir une bonne entreprise de location pour vos événements

Crédit : Location Gervais Québec

Une fois que vous avez déterminé le thème central de votre événement, que vous avez une idée générale de votre décor, que vous avez choisi votre site, votre traiteur et vos divertissements, il est temps de vous attaquer aux équipements dont vous aurez besoin. Même avec un thème stimulant et original, vous devez vérifier la disponibilité et la qualité de l’équipement – mobilier, accessoires, vaisselle ou autres éléments de décoration – que vous comptez louer. Sinon, vous n’obtiendrez peut-être pas l’effet escompté.

4 astuces pour choisir une bonne entreprise de location pour vos événements

Pour vous aider dans le choix d’une entreprise de location pour votre prochain événement, nous avons discuté avec Janie Gagnon, conseillère chez K Par K / Location Gervais Québec. Fondée en 1919, cette entreprise de location clés en main possède des bureaux à Québec, à Montréal et à Ottawa. Ses locaux offrent plus de 50 000 pieds carrés d’espace d’entreposage pleins à craquer d’équipements de location. 

4 astuces pour choisir une bonne entreprise de location pour vos événements | Crédit :  Moodboard
Crédit : Moodboard

« Lorsque nous comprenons bien la vision de nos clients, nous pouvons plus facilement trouver le décor qui s’aligne parfaitement à leur thème tout en respectant leur budget, explique-t-elle. En fait, bien souvent, nos clients arrivent chez nous avec plusieurs images différentes. Nous nous faisons alors un devoir de créer un tableau d’ambiance (moodboard) qui reflète bien l’ensemble visuel qu’ils souhaitent obtenir.

Lorsque vous êtes bien certain de votre thème, c’est le moment de chercher une entreprise de location. Voici maintenant les questions les plus importantes à vous poser en regard des fournisseurs potentiels :

 

L’entreprise connaît-elle les sites d’événement de la ville?

« Une entreprise de location devrait connaître le pour et le contre, la configuration, les gens, l’accessibilité des sites d’événements d’une ville donnée, dit Mme Gagnon. Sans cette information essentielle, l’entreprise de location ne sera peut-être pas en mesure de reproduire le thème que vous voulez à cause de questions d’infrastructure ou de règlements municipaux. »

« Par exemple, nous sommes le guichet unique pour tout – accessoires, ustensiles, assiettes, meubles, tapis, BBQ, tables, chaises, nappes, centres de tables, mobilier, chapiteaux, tout! »

L’entreprise offre-t-elle de la variété, de la qualité et de la disponibilité?

Une bonne entreprise de location devrait avoir beaucoup de choix dans son inventaire. « Par exemple, nous sommes le guichet unique pour tout – accessoires, ustensiles, assiettes, meubles, tapis, BBQ, tables, chaises, nappes, centres de tables, mobilier, chapiteaux, tout! »

K Par K / Location Gervais dispose de son propre service de couture, ce qui est très utile pour la confection de nappes ou de rideaux, ainsi qu’un atelier de création de mobilier sur mesure dans ses locaux de Montréal. Mme Gagnon ajoute : « Si vous voulez une thématique Alice au pays des merveilles, nous pouvons vous fournir tout pour recréer cette ambiance » Mme Gagnon recommande aussi de vérifier si l’entreprise a suffisamment d’équipements en stock. 

4 astuces pour choisir une bonne entreprise de location pour vos événements | Crédit :  Location Gervais Québec
Crédit : Location Gervais Québec

Finalement, allez visiter la salle d’exposition ou demandez à voir des photos si vous ne pouvez vous rendre dans les locaux de l’entreprise. « La qualité est un élément clé dans la location d’équipements. Assurez-vous que l’entreprise de location et vous êtes bien sur la même longueur d’onde en ce qui a trait à la qualité des équipements et du décor, dit Mme Gagnon. » 

Quels services offre l’entreprise de location?

Étonnamment, certaines entreprises de location n’offrent pas le service d’installation ou de démontage. D’autres ont des restrictions par rapport aux heures de livraison et de collecte. Lisez toujours les petits caractères des ententes et assurez-vous de bien comprendre ce que couvre votre forfait et ce qui risque d’engendrer des dépenses supplémentaires. Par-dessus tout, établissez un calendrier réaliste avec les entreprises de location potentielles, faites aussi préciser les responsabilités et les garanties en cas de livraison tardive, de défection ou d’articles endommagés. 

4 astuces pour choisir une bonne entreprise de location pour vos événements | Crédit :  Location Gervais Québec
Crédit : Location Gervais Québec

L’entreprise a-t-elle de bonnes références de ses clients et une bonne réputation?

Les entreprises ne sont pas toutes équivalentes. Certaines se spécialisent dans les événements d’envergure, d’autres s’occupent principalement de petits événements. Si vous organisez une remise de prix, par exemple, qui accueillera plus de 300 participants, vérifiez si votre entreprise de location dispose des ressources pour s’occuper d’un événement de cette ampleur.

Ne vous fiez pas seulement à un portfolio impressionnant ou à de belles photos. Demandez des références – et écoutez-les! Vérifiez auprès des clients comment se sont déroulés les événements, y compris les bons et les mauvais coups. Et posez des questions autour de vous! Les représentants de votre ville hôte peuvent vous conseiller sur l’entreprise de location qui semble la plus appropriée pour votre événement.

Les entreprises de location sont un élément clé du succès global de votre événement. « Les organisateurs d’événements doivent travailler avec des professionnels d’expérience afin de créer l’ambiance de leur rêve. Réserver rapidement, c'est le meilleur moyen de vous assurer que ce que vous désirez pourra effectivement être réalisé », conclut Mme Gagnon.

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