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Organisateur d’événements : 5 astuces pour gérer votre stress

Le niveau de stress des organisateurs d’événements se compare à celui des militaires, des professionnels de la santé et de services d’urgence. Et tous ces emplois comptent parmi les plus stressants au monde. Dans son rapport 2017 sur les emplois les plus stressants, le CarreerCast a classé le travail d’organisateur d’événements dans sa liste des emplois générant les plus hauts niveaux de stress. Ce rapport repose sur 11 facteurs, dont le voyagement, les échéances, les rencontres avec le public et le travail constant sous le regard du public. 

Vous vous reconnaissez dans ces propos?

Si vous travaillez actuellement à l’organisation d’un congrès ou d’une rencontre et que vous avez l’impression d’être sur le bord d’un volcan prêt à exploser, prenez une pause et lisez les 5 meilleures astuces pour « déstresser » avant, pendant et après votre événement.



1.     Misez sur vos forces comme gestionnaire de projet  

Lancez la stratégie et la planification de votre programme le plus rapidement possible afin de vous laisser suffisamment de temps pour établir un calendrier réaliste couvrant toutes les tâches que vous et votre équipe aurez à réaliser.

Au besoin, prenez quelques jours pour détailler tout ce qui doit être fait et fixer les échéances de chaque action. Communiquez de façon continue avec les représentants de votre site et avec vos partenaires, et fiez-vous à leur expertise. Grâce à une gestion de projet efficace, vous vous sentirez beaucoup plus en contrôle de votre événement, ce qui vous aidera à être un organisateur plus heureux et plus calme! 

Organisateur d’événements : 5 astuces pour gérer votre stress

2.     Reprenez le contrôle de votre horaire

Sur un bateau, tout le monde se fie au capitaine. À titre d’organisateur, vous jouez sensiblement le même rôle et tous comptent sur vous pour mener votre congrès ou rencontre vers le succès. Mais attendez un peu! Vous êtes peut-être un super organisateur, cela ne signifie pas que vous devez porter tout le poids de votre événement (ou du monde entier!) sur vos propres épaules. En d’autres mots : déléguez, déléguez, et déléguez encore!

Une fois que vous avez établi une première version du calendrier de votre événement, nommez des responsables pour chaque tâche. Ces personnes peuvent faire partie de votre équipe, être des partenaires ou des experts que vous devrez embaucher. En déléguant des tâches, vous libérez du temps de votre quotidien déjà fort occupé pour vous concentrer sur ce qui compte le plus (lire : conduire le bateau). Ce faisant, vous responsabilisez toutes les personnes chargées d’une partie de l’événement. Après tout, un événement, c’est un travail d’équipe!

3.      Misez sur la puissance de la technologie

Très souvent, nous nous laissons emporter dans le feu de l’action et nous ne prenons pas le temps d’explorer les solutions technologiques gratuites ou abordables qui pourraient nous aider à gérer les multiples tâches que nous devons réaliser pour mettre sur pied un congrès ou une rencontre. Pourtant, en déterminant avec précision ce qui gruge votre temps, vous pourriez trouver quelques applications ou plateformes qui élimineraient un peu de cette pression.

Si vous êtes submergés de courriels, par exemple, pourquoi ne pas essayer quelques-uns des bons services de messagerie disponibles sur le marché? Vous en avez assez de gérer des chiffriers électroniques statiques pour suivre le fil de votre événement? Jetez un coup d’œil aux nombreux outils collaboratifs en ligne. Toutes ces options peuvent vous aider à rationaliser la planification de votre événement, à centraliser toute l’information de votre congrès ou rencontre, à minimiser votre gestion de projet par courriel et à diminuer votre niveau de stress. 

Vous êtes peut-être un super organisateur, cela ne signifie pas que vous devez porter tout le poids de votre événement (ou du monde entier!) sur vos propres épaules. 

4.      Lâchez prise sur votre côté hyper perfectionniste  

Comme professionnel expérimenté, il va de soi que vous désirez créer un événement qui se déroulera sans anicroche, dont les participants parleront encore dans plusieurs mois. Néanmoins, il est important d’accepter que tout ne puisse être parfait. Vous ferez probablement face à quelques problèmes en cours de route. Désirer la perfection est une chose. Vous tapez sur la tête pour un détail aussi banal qu’une minute de retard en est une autre. Et elle n’est vraiment pas bonne pour votre moral.

Pour éliminer un peu de tension, faites un remue-méninges avec votre équipe afin de cibler les embûches potentielles et de déterminer un plan B qui vous permettra de limiter les risques. Avant de signer avec tout fournisseur, lisez bien les petits caractères. De cette façon, vous connaîtrez exactement les termes du contrat et comprendrez mieux les rôles et responsabilités des fournisseurs si quelque chose venait à mal tourner. Même si vous occupez le siège du conducteur, gardez en tête que vous ne pouvez tout contrôler et, si quelque chose va de travers, relativisez les choses : votre événement est important, certes, mais il ne s’agit pas d’une situation de vie ou de mort.

Organisateur d’événements : 5 astuces pour gérer votre stress

5.      Prenez bien soin de vous

Eh oui, nous savons ce que vous pensez : qui a le temps de prendre soin de lui quand il est pris dans le tourbillon de la mise sur pied d’un événement? Mais pensez-y un peu, si vous brûlez toute votre énergie avant ou pendant l’événement, vous ne rendez service à personne, ni à vous, ni à votre organisation, ni à vos participants.

Autant que faire se peut, mangez sainement et buvez beaucoup d’eau. Intégrez un peu d’exercices à votre horaire – aller marcher quelques minutes à l’extérieur ou utiliser les escaliers – afin de respirer un peu. Même une dizaine de minutes seulement de yoga ou de méditation tous les jours vous aidera à vous détendre. Débranchez-vous du travail dès que possible en soirée afin d’éviter l’insomnie liée à vos responsabilités. Et dormez! Le café, c’est bien, mais il ne vous redonnera pas votre vitalité et votre capacité d’être au-dessus de vos affaires si vous ne dormez que quelques heures. Vous avez besoin de votre repos!

Il est tout à fait normal que votre niveau de stress augmente devant les échéances serrées, les montagnes de paperasse, la pression des parties prenantes, les demandes constantes et les nombreux changements de dernière minute. Cependant, maintenir votre stress à un niveau acceptable et prendre du temps pour vous détendre est votre meilleur atout pour réussir un événement!

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