Vous êtes dans : Réunions

Menu

Inspirations congrès et réunions

5 conseils pour évaluer les besoins Internet de votre événement

Organisez-vous des congrès ou des rencontres majeures comptant des centaines de participants? Vous souciez-vous de la performance du réseau Internet filaire et sans fil du site où se tiendra votre événement et de son impact sur vos participants et conférenciers?

5 conseils pour évaluer les besoins Internet de votre événement

Tenter de comprendre le « langage » Internet utilisé par les spécialistes peut devenir un vrai casse-tête. Nous en avons parlé avec M. Bernard Drolet, coordonnateur en technologies événementielles au Centre des congrès de Québec. Il nous a offert quelques conseils sur ce qu’un organisateur d’événements devrait demander aux responsables Internet du site de rencontres choisi pour s’assurer qu’ils ont tout ce qu’il faut pour satisfaire les besoins de son événement. Soyez sans crainte, nul besoin de détenir un doctorat en TI pour comprendre ses propos!

1 Combien de participants seront présents et combien d’appareils utiliseront-ils?

5 conseils pour évaluer les besoins Internet de votre événement

« Il y a un monde de différence entre un événement de 200 participants et un de 1 000, particulièrement pour les besoins WiFi, précise M. Drolet. Vous devez évaluer vos besoins Internet non seulement en fonction du nombre de participants, mais aussi en fonction du nombre d’appareils qu’ils utiliseront. » En d’autres mots, est-ce que chaque participant se servira d’un téléphone intelligent, d’une tablette ou d’un ordinateur portable – ou des trois?

Si, par exemple, votre événement accueille 500 participants et que vous prévoyez que chacun d’eux se servira de deux appareils, vous devez alors considérer 1 000 connexions plutôt que 500. Cette estimation vous sera très utile lorsque viendra le temps de déterminer le nombre de connexions dont vous aurez besoin, et pour vérifier si le réseau a la bande passante, la capacité ou les installations adéquates pour soutenir le tout.

2 Quel type d’événement planifiez-vous?

5 conseils pour évaluer les besoins Internet de votre événement

Avez-vous un événement sans papier en tête? Songez-vous à développer une plateforme de collaboration dont les gens se serviraient pour partager des documents ou pensez-vous plutôt à du contenu multimédia qui requiert une forte utilisation de la bande passante ? Est-ce que votre événement accueillera des exposants? « Les demandes pour des technologies plus complexes ou pour des usagers « lourds » supplémentaires peuvent mettre beaucoup de pression sur un réseau sans fil ou filaire », ajoute M. Drolet.

« Assurez-vous d’avoir une liste exhaustive de toutes les technologies dont vous et vos exposants aurez besoin. Cela aidera le site hôte à mieux déterminer l’utilisation réelle qui en sera faite. » N’oubliez pas de penser aux webinaires avec conférenciers hors site, au partage de fichiers sur place et aux démonstrations de produits. 

« Lorsque je commence à planifier un événement avec un client, j’ai toujours une série de questions à lui poser. La plupart portent sur l’Internet sans fil qui est maintenant devenu essentiel à l’expérience client lors d’un congrès. Ces questions peuvent aider les organisateurs d’événements à réfléchir à leurs besoins Internet et à vérifier si le site a la capacité de les satisfaire », dit M. Drolet.

3 Est-ce que vos présentateurs prévoient interagir avec leur auditoire?

M. Drolet suggère que les organisateurs d’événements discutent avec leurs conférenciers afin de connaître ce qu’ils prévoient pour leur présentation.

« Ne tenez jamais pour acquis que tous les conférenciers ont la même approche. Certains veulent interagir fréquemment avec les participants en les faisant voter en temps réel ou en leur demandant d’accéder à des documents ou des contenus sur leur appareil au même moment, précise M. Drolet. Encore là, ces approches peuvent avoir une grande incidence sur la performance du réseau sans fil et sa capacité en matière de connexions simultanées. Pour cette raison, peu importe la robustesse du réseau sans fil en place, je recommande toujours que les conférenciers utilisent des liens Internet filaires afin d’éviter tout goulot d’étranglement sur le réseau sans fil qui pourrait se produire dans ces situations. »

4 Quels sont les autres besoins logistiques de votre événement?

Il ne faut pas oublier de tenir compte de tous les autres aspects de votre congrès ou de votre rencontre qui pourraient avoir un impact sur le réseau filaire ou sans fil. Par exemple, utiliserez-vous une application mobile à laquelle vos participants accéderont pendant votre événement? Multiplierez-vous les technologies comme l’identification par radio fréquence (RFID), l’utilisation de balises interactives pour téléphones intelligents ou des affichages de nouvelles générations? Est-ce que votre processus d’inscription exigera une connexion Internet? « Les nouvelles technologies sont fascinantes – pourvu qu’elles fonctionnent bien et ne nuisent pas à vos autres utilisations d’Internet, explique M. Drolet. »

5 Est-ce que les sites sélectionnés répondent à vos besoins?

M. Drolet recommande de discuter avant de signer avec les responsables des services Internet des sites sélectionnés, hôtels et centres de congrès afin de vous assurer qu’ils ont ce qu’il faut pour vous fournir une expérience Internet exceptionnelle. « Avant toute chose, vous devez connaître la vitesse de leurs liens Internet principaux. Idéalement, vous ne devriez rien accepter sous les 200 Mb/s si vous pensez accueillir des centaines de participants. Demandez-leur combien de liens Internet ils ont. J’en suggère toujours au moins deux, provenant de deux fournisseurs de services Internet différents, pour assurer une pleine redondance à ce niveau. »

Par ailleurs, si la bande passante disponible est partagée avec celle d’autres événements se déroulant en même temps ou même avec les opérations administratives du personnel du site, cela pourrait influencer grandement la performance d’Internet pour vos usagers. Également, il est important de déterminer si les sites sélectionnés ont un plan B stratégique et efficace déjà en place en cas de bris d’équipements, de pannes électriques, de dommages imprévus ou de simples problèmes de connexion.

« Y’aura-t-il un technicien qualifié disponible sur place au cas où un conférencier aurait de la difficulté à se brancher sur Internet ou est-ce que les sites n’offrent qu’un représentant qui ne peut résoudre les problèmes sans avoir à communiquer avec le siège social ou avec une centrale?»

Il ne faut pas oublier de tenir compte de tous les autres aspects de votre congrès ou de votre rencontre qui pourraient avoir un impact sur le réseau filaire ou sans fil. 

Finalement, en réfléchissant à vos besoins Internet, demandez à vos fournisseurs et à votre lieu de rencontre s’ils croient nécessaire que vous ayez une connexion sans fil ET une connexion avec fil. « WiFi est parfois instable et peut occasionner des délais. C’est pourquoi je conseille souvent à mes clients de prévoir une connexion Internet filaire pour les besoins critiques tels que l’inscription, le secrétariat, les conférenciers et exposants ainsi que pour la webdiffusion. Le WiFi est par contre tout à fait convenable pour les besoins non critiques. »

« Prendre un peu plus de temps pour mettre en place des connexions Internet hautement performantes et stables avec le site hôte vous sera grandement profitable parce que cela améliorera, au bout du compte, l’expérience globale de vos participants à votre événement, explique M. Drolet. Mais cette expérience perdra beaucoup de son lustre si l’Internet n’est pas à la hauteur. »

Partager cette page

Prochaine lecture Organisateur d’événements : 5 astuces pour gérer votre stress

Inscrivez-vous à l’infolettre

Pour tout savoir sur le monde des congrès et réunions de Québec.