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Comment planifier un événement hivernal avec succès

Crédit : Luc-Antoine Couturier

L’hiver est une saison fantastique à envisager pour les organisateurs d’événements. La saison hivernale offre des paysages sauvages éblouissants et des activités exceptionnelles que plusieurs participants n’ont jamais vécues. Cela peut se transformer en une attraction majeure pour vous, qui augmentera les inscriptions à votre événement et convaincra les participants d’y venir.

Évidemment, les événements hivernaux demandent un petit extra en matière de planification et une approche différente pour garantir leur succès global. Voici quelques pistes de réflexion.

Informez-vous sur la météo locale

Comment planifier un événement hivernal avec succès | Crédit :  Luc-Antoine Couturier
Crédit : Luc-Antoine Couturier

Pour vous préparer adéquatement, consultez les conditions météorologiques normales du mois au cours duquel se tiendra votre événement. Ne vous fiez pas seulement à une source d’information; vous pourriez constater quelques écarts d’un site web à un autre. Parcourez différents portails météo et guides touristiques pour connaître les moyennes de température, de précipitation de pluie ou de neige. Les sites d’évaluation de voyages offrent aussi bon nombre de renseignements et d’astuces de la part des personnes qui ont visité la région.

Plus important encore, parlez aux représentants touristiques locaux. Ils traversent l’hiver dans leur ville année après année alors ils sont très bien placés pour vous dire exactement ce à quoi vous devez penser!  

Gardez le bien-être de vos invités en tête

Les représentants de villes hôtes qui connaissent des conditions hivernales vous le diront : informez vos participants à propos de ce qu’ils doivent mettre dans leur bagage, et dites-leur à quoi ils doivent s’attendre pour profiter pleinement de leur expérience de l’hiver. La dernière chose que vous voulez avoir à gérer, c’est un participant qui arrive habillé en vêtements adéquats pour le printemps ou l’automne. Pensez-y : manteaux et bas chauds; tricots supplémentaires; gants, mitaines et bottes. Si vous prévoyez tenir des activités extérieures, vérifiez auprès de vos partenaires locaux les accessoires ou articles supplémentaires nécessaires et informez-vous des possibilités de location.

Dans votre guide pré-événement, « vendez » bien sûr votre site, mais assurez-vous aussi de décrire la ville hôte en hiver, de même que les conditions météorologiques potentielles. Suggérez à vos participants une liste d’articles à apporter. Ces quelques mesures vous éviteront de laisser vos participants « froids » dans tous les sens du terme.

Explorez des sites et des activités uniques

Comment planifier un événement hivernal avec succès

Une fois que vous avez réglé les éléments de base de votre événement, concentrez-vous sur les sites et sur les activités que vous souhaitez y ajouter pour faire vivre l’hiver comme jamais à vos participants. Parce que l’hiver devrait être apprécié dans toute sa beauté! Pour ce faire, apprenez-en plus sur l’ambiance de votre ville hôte. S’agit-il d’un centre urbain, d’un lieu de rêve pour les amateurs de plein air, d’un secteur historique et culturel, ou d’un ensemble de tout ce qui précède?

Comment planifier un événement hivernal avec succès | Crédit :  Renaud Philippe
Crédit : Renaud Philippe

La ville de Québec offre une multitude de festivals d’hiver et de sports extérieurs qui impressionneront vos participants et qui sont parfaits pour vos activités hors site. Vos invités sont plutôt du type culturel? Faites-leur découvrir le Carnaval d’hiver de Québec ou l’Hôtel de glace. Ils aiment le sport? Optez alors pour les randonnées en traîneaux à chiens, le ski, le patin ou la glissade. Demandez à vos experts locaux s’ils ont une liste d’activités extérieures à vous proposer, cela vous aidera à choisir parmi toutes les possibilités qui s’offrent à vous.

Faites le même exercice pour choisir les sites de votre événement et cherchez hors des sentiers battus. Les villes hôtes ont souvent une sélection de lieux uniques qui ajouteront de la valeur à votre événement comme des musées, des chapelles, des monastères, des édifices historiques, des observatoires et plus encore. Chacun fournissant des installations confortables, même au cœur de l’hiver.

Vérifiez les environs et les besoins de transport

Examinez les sites d’événements et d’activités qui sont près l’un de l’autre – idéalement à distance de marche ou faciles d’accès par le transport en commun. Non seulement cela simplifiera les déplacements de vos participants, mais leur donnera aussi l’occasion de plonger dans l’ambiance locale et prendre l’air frais! De plus, pendant leur temps libre, ils pourront facilement visiter la ville à leur rythme.

Si vous planifiez des sorties hors du centre-ville, pensez au type de transport le plus approprié. Si vos participants n’apportent pas suffisamment de vêtements d’hiver, il vaudra probablement mieux laisser tomber le transport en commun. De plus, n’oubliez pas de parler des procédures, des politiques d’annulation et d’un plan B au cas où une tempête de neige s’annoncerait ou empêcherait l’accès à certaines activités situées en région périphérique.

Comment planifier un événement hivernal avec succès | Crédit :  Dominic Fillion
Crédit : Dominic Fillion

Une belle neige blanche et une glace scintillante peuvent transformer une ville hôte en un paradis hivernal pour vos participants et éveiller en eux l’enfant qui sommeille. Grâce à une bonne planification, vous retrouverez peut-être vos participants pour un autre événement hivernal l’année suivante!

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Prochaine lecture Les 5 meilleurs lieux d’événement hors site de Québec (partie 2)

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