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Comment choisir la destination parfaite pour votre événement

JPdL s’y connaît en organisation d’événements de grande envergure. Fondée en 1982 et comptant six bureaux au Canada en plus d’organisateurs professionnels affiliés partout sur la planète, JPdL est une des principales sociétés en gestion de destination au monde et en organisation d’événements et de congrès de nature variée.

Nous avons échangé avec Nicky de Champlain, directrice des ventes pour JPdL Québec, pour avoir son point de vue sur les raisons qui font que Québec est une ville hôte si unique et aussi pour savoir à quoi les organisateurs devraient penser lorsqu’ils choisissent une destination pour un événement à venir.

Nicky de Champlain

« C’est toujours difficile de choisir une ville hôte pour un congrès ou un événement, explique Nicky de Champlain. Il y a toutefois trois aspects très importants à considérer lorsque vient le temps de faire le choix d’une ville : sa cote marketing, son réseau de partenaires et l’expérience de ses représentants locaux. »

Une bonne cote marketing augmente la participation

Espace Dalhousie | Crédit :  Espace Dalhousie
Crédit : Espace Dalhousie

Sans aucun doute, le charme d’une destination aide énormément les organisateurs professionnels à maximiser le niveau de participation à leur événement. « J’appelle la ville de Québec notre merveille secrète, ajoute Mme de Champlain. Nous sommes tellement attirants avec notre histoire et notre culture européenne que les clients de JPdL embarquent rapidement pour tenir leur événement à Québec. »

« Notre vaste éventail de sites distinctifs, ajoute Mme de Champlain, comme le Centre des congrès de Québec, le Parlement de Québec, le Mess des Officiers, le Cercle de la Garnison et l’Espace Dalhousie sont d’excellents endroits pour tenir des événements majeurs regroupant des centaines de personnes. Combinez ces genres de sites avec l’idée de repas gastronomiques, à des activités hors site originales et à une programmation emballante, et vous avez là les ingrédients essentiels pour attirer même le plus blasé des participants. »

De bons partenaires pour mousser votre événement

Discutez avec les organisateurs professionnels et fournisseurs locaux pour vous faire une idée sur leur capacité à collaborer. « La dernière chose dont un organisateur a besoin, précise Mme de Champlain, c’est bien d’avoir un événement en pièces détachées avec des fournisseurs qui travaillent de façon isolée. Ce qui rend la ville de Québec si unique est justement le fait que les services d’hébergement, de restauration et d’audiovisuel ainsi que les responsables de sites se connaissent très bien, et qu’ils travaillent main dans la main pour bien servir les clients. »

« Avec le temps, JPdL a créé des relations étroites avec ses partenaires qui sont tous engagés à traiter les clients comme des VIP et à les aider à atteindre leurs objectifs », ajoute Mme de Champlain.

Trouver le bon gestionnaire de destination

Lorsque les organisateurs d’événements cherchent une ville hôte qui va correspondre à leur budget, ils doivent vraiment faire leur devoir au sujet des agences de gestion de destination ou des partenaires locaux. « JPdL a travaillé sans relâche à maintenir sa position de leader en gestion de congrès et en organisation d’événements, dit Mme de Champlain. Nous avons des partenariats avec des organismes majeurs comme la Financial & Insurance Conference Planners, l’association Meeting Professionals International, la Society for Incentive Travel Excellence, la Professional Convention Management Association et les bureaux de tourisme locaux. C’est ce qui nous permet de rester à l’affût des tendances et des meilleures pratiques tout en faisant croître notre réseau international de partenaires d’affaires. Non seulement cela augmente notre crédibilité, mais cela offre aussi la paix d’esprit à nos clients, car ils savent que nous avons l’expertise et l’expérience pour satisfaire leurs attentes. » En d’autres mots, il faut aller au-delà des apparences et vérifier la feuille de route des représentants locaux.

« La ville de Québec est une parfaite combinaison d’attirance forte, de logistique simple et d’organisateurs expérimentés, conclut Mme de Champlain. C’est vraiment une destination unique en son genre. »

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