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Choisir un professionnel en organisation d’événements : astuces pour les associations

Il peut être très avantageux pour les associations d’utiliser les services d’un professionnel en organisation d’événements. Il peut être d’un grand secours pour planifier un congrès, particulièrement si vous n’avez jamais organisé un événement ou alors très peu. 

Normand Voyer, Cercle des ambassadeurs de Québec | Crédit :  Marc Robitaille
Crédit : Marc Robitaille

Comment choisir un professionnel en organisation d’événements?  Pour répondre à cette question, nous avons parlé avec Normand Voyer, membre du Cercle des ambassadeurs de Québec professeur et directeur du Département de chimie à l’Université Laval et directeur de PROTEO, réseau québécois de recherche sur la fonction, l’ingénierie et les applications des protéines. M. Voyer a partagé son expérience avec un professionnel en organisation d’événements pour deux événements qu’il a pris sous son aile : le 96e Congrès canadien de chimie et exposition, qui s’est déroulé à Québec en mai 2013 et qui a accueilli plus de 2500 participants, et l’International Symposium on Macrocyclic and Supramolecular Chemistry (ISMCS) 2018 qui réunira des centaines de délégués en juillet 2018, au Centre des congrès de Québec

Les professionnels en organisation peuvent s’occuper de la planification et de la réalisation complète de votre événement; vous pouvez tirer profit de leurs soutien, expertise et expérience pour limiter les risques et vous assurer que votre congrès ou réunion se déroulera sans anicroche.

« Vous ne devez surtout pas sous-estimer le bagage de connaissances d’un organisateur professionnel ni ce qu’il peut faire pour vous, souligne M. Voyer. »

Voici quelques astuces à garder en tête pendant votre recherche et vos rencontres avec des candidats potentiels. 

Quelle est leur vision de votre événement ?

Après leur avoir décrit votre événement en général, essayez de savoir comment vos organisateurs potentiels imaginent votre événement et comment ils envisagent de faire face aux défis qu’ils pourraient rencontrer.

« Le vrai secret, c’est d’être pragmatique et souple à la fois, ajoute M. Voyer. » Après tout, votre organisateur fera de son mieux pour que tout marche. Votre travail est de découvrir si, oui ou non, vos candidats potentiels resteront calmes et efficaces même sous la pression. Vous avez besoin d’un complice, et non d’une personne incapable de mettre les points sur les i et les barres sur les t quand c’est le temps de le faire. 

Vous devez avoir une idée de la façon dont ils pensent s’occuper de votre marketing, de votre logistique, de votre budget ou de la négociation des frais. Des habiletés en leadership, en mobilisation d’équipe et en réseautage sont aussi à considérer. Après tout, les événements d’associations attirent des joueurs importants avec des priorités distinctes. Votre organisateur doit pouvoir détecter les intérêts en jeu et agir avec diplomatie et tact – tout en ayant l’œil sur l’objectif global. 

Explorer leur expérience en marketing

Un professionnel en organisation avisé maîtrisera tous les rouages du marketing, avant votre événement et même après. Assurez-vous de leur demander leurs idées à propos des tactiques de marketing qu’ils utilisent et comment s’intègrent les médias sociaux et le contenu marketing dans leur stratégie globale de marketing. La dernière chose dont vous avez besoin est un organisateur qui ne s’y connaît qu’en logistique et qui oublie tout du rôle important que le marketing joue dans le succès d’un événement.

Demandez à vos organisateurs d’événement potentiels comment ils conçoivent leur plan marketing pour un événement et leur approche marketing pré et post-événement. Vérifiez s’ils connaissent des stratégies pour accroître la participation; s’ils innovent dans les façons d’intéresser des commanditaires; s’ils comprennent bien les médias sociaux ou le concept de persona des participants.

M. Voyer recommande de créer une liste de questions à poser à vos organisateurs potentiels. Demandez-leur le nom de clients en référence afin d’obtenir l’opinion de ceux-ci et de détecter rapidement tout problème.

« Vendre la ville de Québec à des chercheurs scientifiques est très facile, explique M. Voyer. Les scientifiques aiment la ville de Québec pour sa culture francophone et parce qu’elle est le cœur de l’Europe en Amérique du Nord. »

Savent-ils vendre la ville hôte?

M. Voyer insiste sur le fait que les professionnels en organisation d’événements doivent être les personnes clés qui vous aideront à trouver les moyens de mieux promouvoir le lieu de votre événement. « Le Centre des congrès de Québec et le Cercle des ambassadeurs ont une façon unique de vendre la ville et tous ses avantages. L’assemblage de propositions qu’ils réunissent a fait une énorme différence dans les dossiers de candidatures que nous avons soumis. »

Découvrez le nombre d’événements que vos professionnels potentiels ont organisés dans la ville que vous avez choisie. Demandez-leur quel type de sites et d’activités hors site ils ont tendance à choisir lorsqu’ils planifient leurs événements. Grâce à ces questions, vous obtiendrez une information précieuse sur leur créativité et sur les « trucs » qu’ils cachent dans leur manche.

La planification et la gestion efficaces d’un événement n’ont pas à être compliquées. S’associer les services d’un expert en organisation d’événements peut offrir d’énormes avantages aux associations qui songent à tenir un événement. Prenez le temps de planifier méticuleusement afin d’avoir le temps de chercher et d’interviewer des professionnels en organisation d’événements qui connaissent tous les trucs du métier. Et vous verrez votre événement atteindre des résultats record! 

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Prochaine lecture Comment devenir un ambassadeur d’événements à succès?

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