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Secrets d’un pro de la décoration événementielle

Ça vous est-il déjà arrivé? Vous êtes en pleine préparation pour un événement qui accueillera des centaines de participants de partout dans le monde et on vous a confié la tâche d’organiser le tout et d’éblouir vos convives. Dans le but de créer une impression mémorable chez vos invités, vous commencez par explorer les sites web de décoration, Pinterest et Google images pour stimuler votre créativité. 

Secrets d’un pro de la décoration événementielle

Mais lorsque vous présentez triomphalement vos trouvailles à votre fournisseur de décor, il vous accueille avec une tonne de questions, des « oui, mais » et des « peut-être ». Le décor que vous croyiez si facile à créer devient soudain beaucoup plus complexe et cher que vous ne le pensiez.

Même si un décor d’événement n’a pas à être complexe ni compliqué, il ne peut pas non plus être imaginé sans objectifs précis, sans un budget établi et sans une compréhension claire de la logistique qui devra soutenir votre belle idée.

Nous avons échangé avec André Auger, président de Décorum Décors d’événements et expert de longue date en services de décoration d’événements majeurs, afin d’obtenir ses conseils sur les meilleures façons de créer des décors mémorables et à la fois réalisables.

Ne bousculez pas la créativité

« Trop souvent, le décor d’un événement est une affaire de dernière minute pour certains organisateurs, souligne M. Auger. Nous recevons, par exemple, une demande pour un décor sur mesure le vendredi, en vue d’un événement qui se déroulera le mardi suivant. Bien sûr, nous pouvons faire des miracles, mais il est évident aussi que les demandes de dernière minute augmentent le risque de problèmes ou de manque de disponibilité d’éléments de décor. »

Même si la majorité des fournisseurs de décoration peuvent (presque) se retourner sur un dix cents, vous devriez tout de même vous préparer afin de donner à votre fournisseur assez de liberté et de temps pour qu’il puisse coordonner et installer ce que vous voulez vraiment. Cela est particulièrement vrai lorsque vous désirez des éléments personnalisés ou qui portent la signature visuelle de votre entreprise.

Déterminez quelle ambiance vous souhaitez créer

Secrets d’un pro de la décoration événementielle

Évidemment, vous voulez que l’on parle de votre décor comme d’une chose mémorable, mais vous devez aussi déterminer avec précision l’ambiance que vous souhaitez créer. Est-ce que votre événement entoure le lancement d’un produit? Alors, une aura d’énergie et d’enthousiasme serait requise. Est-ce que votre événement porte sur un thème plus sérieux? Peut-être qu’une ambiance discrète et chic serait une meilleure approche.

« La créativité ne doit pas être la vedette de votre événement, ajoute M. Auger. Tout tourne autour de votre événement – le décor, la nourriture, le divertissement. Tout doit être aligné sur l’impression que vous voulez laisser. »

Évitez les pièges des tableaux d’ambiance (mood boards) et des médias sociaux

Si vous croyez que de faire une razzia dans les médias sociaux pour trouver des idées accélérera votre travail, repensez-y. « Nous voyons fréquemment des clients arriver avec des mood boards en nous disant : “C’est ce que je veux”. Je salue leur créativité et leur proactivité; toutefois, ces images ont souvent été traitées avec Photoshop. De même, la faisabilité, la complexité et le coût (lire : la logistique et les règlements du site hôte) n’ont pas toujours été considérés. »

Par exemple, vous souhaitez peut-être ajouter des lampes au style rustique à votre thème de jardin extérieur. Toutefois, vous devez tenir compte du câblage électrique, des règlements locaux, de la prévention des incendies et de l’infrastructure du site hôte. « Ne déduisez pas automatiquement que comme c’est sur Pinterest, c’est facile à réaliser », précise M. Auger.

Respectez votre budget

Plusieurs organisateurs sont nerveux à l’idée d’informer d’entrée de jeu leur fournisseur de décor de leur budget, mais ils ne devraient pas l’être. « Notre rôle n’est pas de juger ou de minimiser l’importance de votre décor si votre budget est limité. Donnez-nous dès le départ une idée approximative, expliquez-nous votre vision et laissez-nous faire le travail. Nous sommes encore plus efficaces et efficients lorsque nous connaissons la largeur de notre terrain de jeu! »

Les fournisseurs de décors disposent d’une liste enviable de ressources qui vont non seulement vous impressionner avec le résultat, mais qui vont aussi respecter votre budget. Qui plus est, si vous avez une somme X pour votre souper thématique Las Vegas, par exemple, votre représentant en décor pourra choisir de laisser tomber les centres de table super tape-à-l’œil et de se concentrer sur des accents luxueux qui, en fin de compte, susciteront la même admiration chez vos participants.

Gardez votre public cible en tête

Quand le flot de votre créativité se met en marche, il se peut que vous arriviez avec de nombreuses idées « jamais vues auparavant » qui raviraient sûrement vos invités. Vous devez toutefois toujours tenir compte de qui compose votre public cible afin de vous assurer que votre thème et son décor sont bien alignés sur leur personnalité. Cela inclut aussi de penser aux différences religieuses et culturelles.

« Sans tomber dans les stéréotypes et les idées préconçues, il y a une grande différence entre ce qui attirera une communauté scientifique, par exemple, et des représentants d’une entreprise de haute technologie », dit M. Auger. Si vous accueillez des gens de partout à travers le monde, assurez-vous de bien vérifier que vos thèmes ne sont pas une source de malaises pour eux.

 

Choisir le décor d’un prochain événement ne se fait pas banalement, en se fiant à ce que l’on a déjà fait deux ans auparavant ou juste en mettant du « brillant ». Créez plutôt un honnête partenariat à long terme avec votre fournisseur de décor. Et voyez la magie opérée!

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