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4 astuces pour tenir un événement hors des sentiers battus

Crédit : Gaetan Bissonnette

Disons qu’un bon matin, vous vous sentez très créatif et vous voulez réserver un endroit unique, totalement marginal pour y tenir votre prochain congrès. Quelque chose comme une église, un musée ou même un bateau!

Afin de mieux connaître les particularités de ces sites, nous avons rencontré Christine Prescott, directrice adjointe des ventes aux Croisières AML, qui a passé les 22 dernières années à aider des entreprises à organiser des événements dans un des sites les plus hors-norme possible : un bateau de croisière fluvial! Elle a accepté de partager avec nous ses principales astuces pour tenir un événement dans un tel site.

4 astuces pour tenir un événement hors des sentiers battus

1 Planifiez plus qu'à l'habitude

« Le marché a changé avec le temps, spécialement dans le monde des affaires, explique Christine. Plusieurs entreprises s’y prennent à la dernière minute, même pour un événement d’envergure. Nous recevons parfois des appels le jeudi, de la part d’un organisateur, pour tenir un événement de 100 à 500 personnes la semaine suivante. » La raison : certaines compagnies attendent les derniers budgets avant d’organiser un événement pour leurs employés ou leurs clients.
 
Une autre raison? « Les gens en ont marre des mêmes vieux sites. Les croisières offrent une expérience vraiment unique. » Cela provoque une espèce d’eurêka et une urgence de réserver… tout de suite.

Christine a aussi remarqué que les clients sont de plus en plus exigeants, ce qui n’est pas nécessairement mauvais en soi. « Nos clients veulent quelque chose d’exclusif. Ils veulent l’effet Wow! Et c’est bien ainsi! On est habitués à faire des miracles, ajoute Christine en riant. »

Comme pour tout site, mais particulièrement ceux qui sont hors-norme ou hors des sentiers battus, une bonne planification est nécessaire. Qui plus est, si vous avez un thème bien précis en tête ou que vous songez à réserver pendant une période très populaire de l’année. Aidez les responsables de votre site à concrétiser votre merveilleuse idée en leur laissant un peu plus de temps pour se préparer.

2 Assurez-vous que votre site offre un service clés en main

4 astuces pour tenir un événement hors des sentiers battus

Les sites hors de l’ordinaire font bien sûr la promotion de leur unicité. Toutefois, à cause de leurs installations ou de leurs ressources plus limitées, ils ne peuvent pas toujours offrir un service clés en main aux organisateurs d’événement. « Croisières AML, dit Christine, peut tenir n’importe quel type d’activités hors site : gala, banquet, cocktail, conférence et plus encore. Du décor à la musique en passant par l’audiovisuel et la restauration – trois, cinq ou six services –, on peut tout faire sur un bateau. »
 
Cela vaut la peine de faire des recherches pour trouver votre site en partant de vos besoins, afin de vous assurer que celui-ci peut réellement satisfaire toutes vos demandes et aussi accueillir le nombre d’invités désiré. « Qu’un événement compte 100 ou 600 personnes, nous pouvons le réaliser. » Vérifiez aussi si votre site peut facilement s’adapter à une variation du nombre des participants, par exemple, pour la restauration, les besoins personnels (il faut penser sécurité à bord d’un bateau) ou la configuration des chambres.

3 Gardez en tête la nature particulière de votre site

Au-delà du sentiment exaltant que vous ressentez pour avoir déniché un site complètement inattendu et avoir jeté sur papier toutes les idées géniales que vous « pourriez » faire pendant votre événement (Le décor! L’éclairage! Le divertissement! Les artistes de cirque virevoltant dans des anneaux en feu!), « parlez aux représentants de votre site afin de savoir ce qui peut et ne peut être fait », ajoute Christine.

Les heures d’ouverture saisonnière, les conditions météorologiques, les règles de sécurité et d’autres aspects légaux doivent être considérés. Ne laissez toutefois pas ces défis potentiels tuer votre enthousiasme. « Il y a toujours une façon légale, sûre et amusante d’adapter une idée et de la concrétiser. »

4 Souvenez-vous que tout tourne autour de vos objectifs et de vos invités

« Chez Croisières AML, notre offre constitue une solution à deux importants objectifs de tout événement d’entreprise, précise Christine. Le premier étant de permettre aux participants de visiter la ville hôte. Avec des horaires ultra chargés, les participants n’ont pas toujours le temps de le faire. Nos croisières de 90 minutes ou 4 heures leur permettent justement de voir la ville de Québec et ses principales attractions sous un angle entièrement nouveau – et d’une façon qu’ils n’auraient jamais pu faire en déambulant dans les rues pendant quatre heures. »

« Le deuxième objectif? Garder les participants intéressés. Les organisateurs doivent souvent conjuguer avec des invités qui disparaissent avant la fin des activités hors site si ce n’est avant la fin du congrès lui-même. Dans notre cas, ils sont “pris” à bord, sourit-elle. Cela force en quelque sorte les invités à réseauter plus et à créer des liens plus profonds. À la fin, ils auront vécu une belle expérience et auront construit de meilleures relations grâce au temps passé en croisière. »

À retenir, donc! Éloigner – littéralement – les invités de la tentation de partir peut vraiment vous aider à les garder intéressés.

 « Durant nos croisières, vous pouvez avoir des points de vue spectaculaires sur la ville hôte et goûter à la cuisine renommée de notre chef exécutif, le tout préparé à bord. Vous sentez l’air frais et salin. Vous entendez le son des vagues frappant le bateau et la musique flottée en arrière-plan. Et vous sentez le vent estival et sa chaleur sur votre peau, éveillant en vous un sentiment de bien-être et de pure liberté. » Le summum!

Croisières AML offre une superbe sélection de croisières et d’aventures sur le fleuve Saint-Laurent aux touristes, aux voyageurs d’affaires-plaisir et même aux entreprises pour leurs événements! La compagnie propose une grande variété de services, y compris les croisières-repas et les événements sur mesure, pour des compagnies ou des associations qui cherchent à susciter l’engagement et qui veulent impressionner leurs participants, employés ou clients.

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