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Inspirations congrès et réunions

La technologie au service de vos congrès et réunions

Québec Destination affaires a rencontré Caroline Lepage, présidente-directrice générale d’Agora, une entreprise de Québec qui aide les organisations à gérer leurs congrès et réunions d’envergure.

Depuis plus de 20 ans, son équipe a organisé des milliers d’événements à travers le monde. Elle a aussi été une des premières à se servir de la technologie pour faciliter la logistique, améliorer l’expérience des délégués et fournir à ses clients des données utiles sur les participants. « La technologie a doucement fait son chemin au sein de l’industrie de l’événement, explique Caroline, mais au cours de cinq ou sept dernières années, elle a vraiment pris son envol et a complètement révolutionné notre façon de faire. »

Caroline nous parle des avantages de la technologie et nous offre des conseils pratiques sur la façon de tirer profit de ce vent « technologique », sans nous ruiner.

Les plateformes intégrées

La technologie au service de vos congrès et réunions

« Prenez l’exemple des inscriptions, précise Caroline, des guides pour exposants ou des programmes pour participants. Il y a quelques années seulement, tout était en format papier. Nous imprimions tout à l’avance, et ça coûtait très cher. Bien évidemment, comme tout bon organisateur le sait, il y avait toujours des changements à faire avant un événement et il fallait dépenser à nouveau pour réimprimer les documents, les encarts... tout le matériel quoi! Aujourd’hui, comme jamais auparavant, tout est transmis électroniquement et intégré aux différents systèmes de gestion. » 

De plus en plus d’organisateurs prévoient des budgets importants, dès le départ, pour développer des sites web ou des applications afin que tout soit fait électroniquement et mis à jour automatiquement, à un seul endroit. Cela inclut l’inscription des participants et les paiements, les achats des exposants et leur réservation, ainsi que les informations sur les commanditaires et le contenu marketing.

« Ces outils créent l’écosystème d’un événement. Ils font sauver du temps et élimine plusieurs causes de mécontentement pour les participants, les organisateurs, les exposants et les commanditaires », mentionne Caroline. Tout est centralisé et coordonné en temps réel. De plus, les risques de pertes de données, de fausses interprétations ou de dédoublements deviennent presque nuls. Tous ces papiers insaisissables qui finissaient par se perdre? Ils sont maintenant chose du passé!

L'engagement

« L’industrie est animée par un désir de trouver de nouvelles façons d’améliorer l’expérience des participants et de les garder intéressés – particulièrement dans cette ère où nous souhaitons attirer des professionnels qui manquent déjà affreusement de temps, souligne Caroline. Tout le monde aujourd’hui a un téléphone intelligent. Avec une application mobile, il devient tellement plus facile d’envoyer de l’information, des alertes de téléchargement pour les présentations des conférenciers ou d’utiliser les médias sociaux pour faire de la promotion, pour engager les participants ou pour leur indiquer où réseauter. »

Mis ensemble, tous ces éléments vous aident à garder vos participants intéressés par votre événement. « La clé est de planifier vos communications afin qu’elles ne soient pas perçues comme étant intrusives, ajoute-t-elle. Pertinentes, d’actualité et utiles devraient être les lignes directrices de toutes vos communications. »

La personnalisation

Un autre avantage? Grâce à la technologie, vous pouvez maintenant personnaliser l’expérience de vos participants. Imaginez un instant que vous puissiez créer une liste d’exposants, un programme et un horaire sur mesure en vous inspirant des intérêts des participants. « Cela devient de plus en plus intéressant, non? Oui, mais seulement si la pertinence de l’information est au rendez-vous, indique Caroline. Plus l’information que vous envoyez aux participants reposera sur leurs besoins, plus vous maintiendrez élevé leur niveau d’intérêt. »

L’analyse des données et des revenus

La technologie au service de vos congrès et réunions

Les jours des lecteurs de cartes professionnelles massifs et des scanneurs de porte-nom sont comptés. Bienvenue aux bracelets d’identification par radiofréquence (Radio Frequency Identification) et au iBeacon d’Apple, une technologie sans fil qui fournit des données de géolocalisation et des services aux appareils fonctionnant avec IOS. « Ce sont de merveilleux outils pour accueillir vos invités, pour les aider à s’orienter, pour leur transmettre des publicités et des promotions en fonction de leur localisation pendant l’événement et en fonction de leur profil, précise Caroline. Ils peuvent aussi facilement s’en servir pour acheter des cadeaux, de la marchandise ou des produits, ce qui augmentera vos revenus sur place! »

Parallèlement, ce type de technologie est un puissant outil qui vous permet d’offrir aux parties prenantes, aux exposants ou aux commanditaires une meilleure analyse d’un événement. Cela est encore plus vrai si votre congrès ou rencontre se produit sur une base régulière. « Vous pouvez dorénavant, ajoute-t-elle, fournir à vos commanditaires et à vos clients, qu’ils soient internes ou externes, une analyse de la performance de votre événement dans ses moindres détails. »

Les organisateurs peuvent savoir avec précision quelles aires d’attente ont besoin d’être améliorées ou quelles zones sont trop tranquilles dans les salons d’exposition. Les commanditaires obtiennent une meilleure idée de leur visibilité à un événement donné. Des données utiles en marketing sont aussi accessibles pour les organisateurs qui souhaitent s’en servir pour promouvoir la rencontre projetée auprès de commanditaires potentiels. « Nous ne connaissons encore qu’une parcelle du potentiel de cette technologie intelligente et de sa portée sans précédent sur l’industrie de l’organisation d’événements », précise Caroline.

Conseils pour une intégration réussie

Alors comment un organisateur fait-il pour intégrer cette technologie à son prochain congrès? Caroline conseille de commencer par bien définir vos besoins et les critères recherchés avant de vous pencher sur la technologie comme telle. Parlez aux responsables du lieu de votre congrès afin d’explorer ce qu’ils ont en main. Ne sous-estimez jamais l’importance de confier cette responsabilité à un pro de la technologie : il vous aidera à éviter les technologies qui ont l’air séduisantes, mais qui ne tiennent pas leurs promesses. 

Êtes-vous préoccupé par votre budget? « Il est important de ne pas avoir peur des signes de dollar », ajoute Caroline sur un ton rassurant. Il existe d’innombrables options aujourd’hui – web ou applications mobiles –, et cela a fait baisser les prix et a démocratisé le processus de développement. Faites toutefois vos devoirs! Avant, l’impression coûtait une fortune, mais en transférant ce budget vers celui de la technologie, vous pourrez à long terme économiser des sous et récolter les avantages que seule la technologie peut vous offrir. »

Enfin, Caroline recommande de développer un plan de mise en œuvre qui vous assure que la technologie choisie sera optimale pendant votre événement. « Afin de nous assurer d’une adoption rapide et étendue, nous avons créé une équipe dédiée qui accueille les délégués à leur arrivée et qui leur offre de simples conseils, par exemple, sur la meilleure façon de tirer profit de notre application mobile. Transformer le tout en jeu, récompenser les délégués qui utilisent votre application pour certaines choses sont aussi d’excellentes idées à mettre de l’avant. »

Personne ne peut nier que la technologie continuera d’influencer notre façon de réaliser nos événements. « Mais pour tous ceux qui sont sceptiques, voici une intéressante statistique. Caroline cite, sourire aux lèvres, le numéro d’octobre 2015 du magazine Smart Meetings, « il y a plus de gens qui possèdent un appareil mobile qu’il y en a qui possèdent une brosse à dents. Voilà certes une donnée qui en dit long sur l’organisation d’événements du futur! » 

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