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Inspirations congrès et réunions

Organisez un premier événement dans votre secteur d'activité

Crédit : PEPS

Organiser le tout premier événement d’un secteur d’activité demande une bonne dose d’énergie et de détermination. C’est d’autant plus vrai lorsque ce même événement porte en plus sur un thème précis. Le défi ne se limite plus à associer de bons conférenciers à un contenu passionnant, il vise aussi à établir la crédibilité de l’événement auprès des influenceurs, des participants potentiels et des commanditaires, et à trouver des moyens novateurs pour stimuler les inscriptions.  

Guylaine Demers

L’équipe de Québec Destination affaires était curieuse de rencontrer Guylaine Demers, Ph. D., directrice du baccalauréat en intervention sportive de l’Université Laval. En tant qu’experte reconnue sur les femmes et des filles dans le sport, elle a piloté l’organisation de Conversation 2015, un des premiers congrès portant sur les femmes et les filles dans le sport. Congrès qui s’est tenu à Québec, en juin 2015, et qui a accueilli plus de 200 participants de partout à travers le monde. Voici comment, avec l’aide du Cercle des ambassadeurs de Québec, Guylaine Demers a conduit Conversation 2015 au succès, malgré son peu d’expérience en organisation d’événements.

Conversation 2015 à Québec

« L’idée de tenir un congrès m’est venue pendant que je corédigeais un livre sur les 50 ans d’histoire des femmes en sport au Canada. En faisant mes recherches, j’ai constaté que bien peu de choses avaient changé depuis les années 1970. Les femmes et les filles vivent encore beaucoup de discrimination et d’intimidation dans le sport », explique madame Demers. « J’ai partagé mes préoccupations avec Penny Werthner, une ancienne championne olympique canadienne maintenant doyenne de la Faculté de kinésiologie de l’Université de Calgary, et aussi avec Marion Lay, aujourd’hui présidente chez Think Sport, à Vancouver. Nous connaissons bien ce sujet, car pendant des années, nous avons toutes les trois travaillé fort à faire connaître les défis auxquels les femmes et les filles font face dans le sport et les activités physiques. Nous savions que nous devions faire quelque chose. » De là est née l’idée de Conversation 2015.

 « On voulait créer un événement qui serait une vraie conversation entre tous les délégués réunis dans le but de trouver des solutions réalistes aux problèmes vécus par les femmes et les filles dans le sport, précise madame Demers. Ça a été tout un défi parce qu’aucune d’entre nous n’avait d’expérience en organisation d’événements d’envergure et qu’en plus, nous partions de rien. » Grâce au Cercle des ambassadeurs de Québec, qui aide d’ailleurs de nombreuses organisations à planifier leurs événements et congrès internationaux à Québec, Guylaine Demers et ses consœurs ont pu organiser leur congrès dans ses moindres détails. Qui plus est, de grandes organisations comme le Comité olympique canadien, le Conseil de l’Europe et l’Association canadienne pour l’avancement des femmes, du sport et de l’activité physique sont même devenus partenaires de l’événement.

Conversation 2015 : Femmes et sport à Québec

Du 9 au 12 juin, Québec a donc été l’hôte de Conversation 2015. Des centaines de femmes et d’hommes en provenance du Japon, de la Finlande, de l’Angleterre, des États-Unis et des îles Turques et Caïques ont participé à cette rencontre afin de réfléchir aux moyens d’améliorer l’expérience vécue par les femmes et les filles au sein du système sportif canadien. « J’ai été très surprise par l’engouement provoqué par cet événement et par la réponse enthousiaste des gens du secteur, qui souhaitaient réellement prendre part à la conversation », ajoute madame Demers. L’événement a connu un tel succès, qu’une deuxième édition est déjà prévue pour 2018.

L’effet « Conversation 2015 » s’est poursuivi bien au-delà du congrès. Ainsi, madame Demers a prononcé une conférence sur l’homophobie dans les sports, à Strasbourg en décembre 2015, sur l’invitation de Marja Ruotanen, directrice de l’égalité et de la dignité humaine à la Direction générale de la démocratie au Conseil de l’Europe. En mars 2016, elle s’est rendue au siège social des Nations Unies, à New York, afin de prendre part à un panel portant sur la discrimination, organisé à l’occasion de la 60e session de la Commission sur le statut de la femme.

Nous avons demandé à Guylaine Demers quels conseils elle donnerait pour mettre sur pied un premier événement dans un secteur d’activité. « Je crois qu’il y a deux grands éléments à considérer pour aider au succès, précise-t-elle. Premièrement, mettez les choses entre les mains de professionnels. Entourez-vous d’experts en organisation d’événement qui pourront vous aider avec votre stratégie, votre planification et tous les détails logistiques. Deuxièmement, ne sous-estimez jamais la puissance d’un marketing qui porte autant sur votre événement que sur son emplacement. Vous serez agréablement surpris de constater à quel point vos activités promotionnelles auront directement contribué au succès de votre événement. »

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