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Règles d’or pour l’organisation d’événements

Crédit : SCCQ

Québec Destination affaires a récemment rencontré Catherine Forgues, coordonnatrice d’événements en chef au Centre des congrès de Québec. Avec près de 15 ans d’expérience au sein de cette organisation et près de 150 événements à son actif, la coordination d’événements n’a plus de secret pour elle. Elle nous présente ici les 4 aspects les plus souvent négligés lors de la planification de réunions d’affaires, événements ou congrès, que vous devriez inévitablement considérer.

Règles d’or pour l’organisation d’événements

Les organisateurs de congrès et réunions ne devraient jamais sous-estimer le pouvoir d’une logistique bien ficelée et d’une planification événementielle tenant compte de tous les imprévus possibles pendant la préparation. La rapidité avec laquelle vous contiendrez les scénarios inattendus pendant la tenue de votre événement fera toute la différence entre créer un impact positif ou bien négatif chez les participants. Voici donc les meilleurs conseils de Catherine pour une gestion optimale de votre logistique événementielle.

Ciblez les priorités logistiques

Selon l’industrie à laquelle votre réunion ou congrès s’adresse, votre événement peut avoir des exigences spécifiques qui dicteront votre choix d’infrastructure, vos besoins techniques, de partenariats ou encore vos besoins de main-d'œuvre sur le terrain. Pour ce faire, Catherine recommande d’établir une liste exhaustive de tous vos besoins logistiques, y compris ceux concernant les services alimentaires, ou autres besoins spécifiques à votre événement tels que des équipements surdimensionnés (autobus et camions), des accès à l’eau ou des drains pour certaines présentations de produits. « Le choix du lieu doit être au diapason avec la nature de votre événement et son niveau de complexité », précise-t-elle.

Et rappelez-vous ! Ce ne sont pas tous les lieux de réunion qui peuvent offrir un accès à des services spécialisés. « Vous seriez étonné de la vitesse à laquelle les frais cachés s’accumuleront si vous faites appel à des fournisseurs de dernière minute pour trouver une solution à vos problèmes logistiques », ajoute Catherine.

Des lieux tels que les centres de congrès offrent souvent des services clés en main qui tiennent compte d’éventuels besoins ponctuels. Bien qu’ils puissent entraîner des coûts initiaux supplémentaires, ils offrent une gamme plus élargie de services, ce qui permet de rehausser le professionnalisme de votre événement. Il ne faut jamais se précipiter sur l’option la moins coûteuse pour le choix du lieu. Le dépassement budgétaire découlant de mauvaises surprises est souvent le résultat de décisions basées sur des choix économiques. Les centres de congrès offrent habituellement des infrastructures permettant de répondre aux besoins sur mesure et d’aménager plus intelligemment les espaces pour tous les types d’industries. « Qu’il s’agisse de l’équipement audiovisuel, l’accès à Internet haute vitesse sur toute la superficie, l’accès à l’eau et les égouts, etc., les centres de congrès offrent des installations polyvalentes pour tous types d’événements. Il est essentiel que les planificateurs d’événements déterminent leurs besoins pour sélectionner l’endroit le plus approprié pour leur événement », conclut Catherine.

Organisez des rencontres de production

Que vous travailliez avec un centre de congrès, un hôtel ou un autre lieu de rassemblement, l’organisation d’une série de réunions de production avec vos principaux fournisseurs et équipes assure la compréhension des objectifs à atteindre par tous les acteurs impliqués. Sans oublier que ces rencontres améliorent les communications entre les partenaires et augmentent leur efficacité.

« Au début de tout événement, nous réunissons notre client, les experts techniques, notre partenaire en services alimentaires, les décorateurs, en d’autres mots, tous les intervenants qui seront impliqués, d’une manière ou d’une autre, dans l’événement », explique Catherine. « Ces rencontres de production permettent de fixer les éléments requis dans un environnement en constante évolution en optimisant chaque intervention ». De plus, les réunions de production veillent à ce chacun soit imputable dans les moindres détails de ses actions en ce qui a trait à son rôle et aux tâches qui lui sont attitrées pour l’événement. 

Jamais trop préparé !

En tant que planificateur d’événement, vous êtes dans l’obligation de fournir des réponses claires concernant vos objectifs, vos attentes, vos contraintes financières et vos exigences envers vos intervenants clés. Ce portrait vous permettra d’évaluer si votre vision est réalisable, si elle peut être élargie ou si elle a besoin d’être réduite. « Il y a deux facettes à la faisabilité d’un événement », nous précise Catherine. « D’un côté, les planificateurs doivent définir des paramètres et des échéanciers réalistes pour organiser et mener à bien leur événement. De l’autre, les partenaires et les fournisseurs doivent trouver des solutions créatives pour répondre aux attentes des organisateurs. »

Plus important encore : n’oubliez pas qu’en tant que planificateur d’événements, vous ne pouvez pas vous impliquer dans toutes les opérations. « Laissez vos partenaires jouer le rôle pour lequel vous les avez embauchés. Ils excellent dans leur domaine et sauront trouver les ressources nécessaires pour les accompagner au besoin. Vous ne pourriez être aussi efficace qu’eux pour accomplir leurs tâches, surtout dans l’effervescence de l’événement », rassure Catherine. L’astuce pour trouver les meilleurs partenaires ? Vérifiez auprès des spécialistes d’événements locaux, menez vos recherches, posez des questions et, surtout, faites vos devoirs plus tôt que tard !

Posez des questions, beaucoup de questions !

Pour chaque partenaire ou fournisseur qui collabore avec vous, préparez une liste de toutes les questions et préoccupations que vous avez ou pourriez avoir. En outre, partagez toutes les informations que vous détenez sur le lieu et les éléments de coordination afin qu’ils puissent vous guider vers les meilleures options disponibles. Cela vous semble évident ? Réfléchissez-y à nouveau. Catherine soutient que vous ne poserez jamais trop de questions. Par exemple, est-ce que votre traiteur a pensé répondre aux restrictions alimentaires ou religieuses ? Est-ce qu’un menu personnalisé a été créé ? Avez-vous pensé organiser une dégustation avec le fournisseur alimentaire avant de conclure une entente de services avec lui ou encore confirmer le choix des menus ? Qu’adviendra-t-il des surplus alimentaires? Les donnerez-vous à des banques alimentaires de la région ? Prévoyez-vous gérer vous-même le permis d’alcool et la gestion des quantités allouées aux participants ?

Pour les fournisseurs techniques, les avez-vous questionnés sur leur capacité réelle d’accès à un réseau sans fil ou sur ce qu’« Internet haut débit » représentait concrètement ? Car, avouons-le, vous aurez besoin d’un niveau de bande passante supplémentaire pour répondre aux besoins requis par les 1000 délégués qui téléchargent simultanément 30 pages d’un livre blanc (guide pratique sur un produit) lors d’une réunion. Ou encore, quel genre de service à la clientèle offrez-vous et quel type d’équipement de dépannage est offert si, par exemple, le système électronique d’un haut-parleur principal décide de rendre l’âme le jour précédent une présentation ?

Évidemment, vous ne pourrez jamais contrôler l’entièreté des éventuels problèmes qui pourraient survenir, mais sachant que vous avez élaboré avec vos fournisseurs un plan B, C et même D, vous pourrez gérer en toute quiétude les petits comme les gros imprévus. La logistique entourant votre réunion d’affaires, conférence ou congrès peut sembler ardue avec le portrait qui se dessine devant vous lors de sa mise sur pied. Avec une planification détaillée, des partenariats de confiance et expérimentés et une volonté de ne rien laisser au hasard, vous pouvez être assuré de couronner de succès votre prochain événement.

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